Als Selbstständiger der Kunden besucht und sich auf Seminaren weiterbildet, stehen Sie oft vor dem Problem der richtigen Reisekostenabrechnung.

  • Was gehört da eigentlich hinein?
  • Wie ist das mit der Übernachtung?
  • Gibt es Vordrucke oder Programme, mit denen ich mir die Arbeit erleichtern kann?

Reisekostenabrechnung Excel Unter einer Reise versteht man per Definition die gleichzeitige Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte und dem Wohnort. Grundsätzlich kann man erst einmal sagen: Zu den Reisekosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar durch die Reise entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten, ein Verpflegungsaufwand, eventuell entstehende Übernachtungskosten und Nebenkosten. Zu diesen gehören: Aufwendungen für Gepäckstücke, Ausgaben für dienstliche Telefongespräche sowie Maut- und Parkgebühren. Die Verpflegung wird in Pauschalbeträgen abhängig von der Abwesenheit berechnet. Das ergibt bei 24 Stunden 24 Euro. Im Zeitraum von 8 bis12 Stunden werden 6 Euro berechnet. Dazwischen beträgt die Pauschale 12 Euro. Selbstverständlich gibt es im Internet Vorlagen zur Reiskostenabrechnung. Besonders bewährt haben sich dabei Arbeitsmappen, die auf Excel basieren. Damit lassen sich alle angefallenen Reisekosten exakt erfassen und abrechnen. Die Anwendung punktet mit einer verständlichen und übersichtlichen Oberfläche. Dabei werden die meisten der benötigten Daten über Drop-down-Listenfelder abgefragt. Das sind Benutzerelemente, die wenn man z. B. darauf mit der Maus klickt, eine Auswahlliste sichtbar machen. Die Ergebnisse werden automatisch über die Excel-Rechenfunktion ermittelt. Außerdem stellen diese Tools noch zahlreiche begleitende Informationen, Hinweise zur Bedienung und Tipps zu Steuerfragen bei Reisekostenabrechnungen zur Verfügung. Solche Excel-Vorlagen finden Sie inzwischen auf vielen Internetseiten. U. a. bietet sogar Microsoft selbst eine kostenlose Version an. Am Einfachsten ist die Reiskostenabrechnung, wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel, Taxen oder Flugzeuge benutzen. Hier erhalten Sie Belege in Form von Tickets oder Quittungen. Diese Beträge tragen Sie in Ihre Excel-Tabelle ein und legen die entsprechenden Nachweise bei der Abgabe der Abrechnung bei. Für Fahrten mit dem PKW finden Sie die entsprechenden Pauschalen in den komfortablen Excel-Tabellen zur Reisekostenabrechnung.

Vorlagen in Excel haben wir hier hinterlegt:

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