Reisekostenabrechnung – richtig gemacht!

Laut der aktuell geltenden Gesetzgebung im Steuerrecht werden unter dem Begriff Reisekosten alle Aufwendungen verstanden, die bei einer beruflich bedingten Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstelle entstehen. Dem entsprechend können Reisekosten ebenso im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses, wie auch bei der Ausübung einer Selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit entstehen.

Einen beruflichen oder dienstlichen Hintergrund hat eine Dienstreise dann, wenn die private Lebensführung dem Zweck der Reise nicht oder nur eingeschränkt betrifft. Wer einer Festanstellung nachgeht, kann die Reisekosten als Werbungskosten im jährlich zu erstellenden Antrag zur Einkommensteuererklärung geltend machen. Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler Berücksichtigen die Reisekosten als Betriebsausgaben, und können die Kosten direkt mit der Entstehung geltend machen. Folgende Angaben sind für die korrekte Erstellung der Abrechnung notwendig:

  1. Name der Reisenden
  2. Datum bzw. Zeitraum der Reise
  3. Zweck oder Anlass der Reise
  4. Die entstehenden Fahrtkosten (bitte Nachweis erbringen)
  5. Die Übernachtungskosten (Beleg beifügen)
  6. Eventuelle Reisenebenkosten (zum Beispiel Gebühren für den Parkplatz oder die Tiefgarage)
  7. Verpflegungsmehraufwand (bitte Uhrzeit des Beginns und des Endes der Dienstreise angeben)

Damit bei der Erstellung der Abrechnung kein Fehler gemacht wird und keine vom Finanzamt geforderten Angaben vergessen werden, existieren sehr gute Vorlagen. Bei einer Suche im Internet werden unterschiedliche Anbieter aufgezeigt. Günstig stellen sich die kostenlosen Downloads dar. Denn sollte das Formular wider Erwarten doch fehlerhaft sein, entstehen keine unnötigen Kosten. Beispielhafte Seiten sind unter anderem hier Google Docs:

Besonders zu empfehlen sind auch die durch Rechtsanwälte, insbesondere Fachanwälte für Steuerrecht, erarbeiteten Muster-Formulare. Natürlich bieten auch zahlreiche Steuerberater ihre Hilfe an, und halten entsprechende Vorlagen bereit. Welcher Vorlage letztendlich der Vorzug gegeben wird, muss jeder Steuerpflichtige für sich selbst entscheiden. Wichtig für die vollständige Anerkennung beim Finanzamt ist einzig die Angabe aller geforderten Angaben.

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